10/25/2023
Conservar la documentación es necesario para cumplir con la normativa, así como ante la posibilidad de tener que justificar información o bien poder recurrir alguna sanción o requerimiento. Por este motivo, es importante que el archivo de negocio esté ordenado y completo.
¿Qué documentación debo conservar durante toda la vida?
Como propietari@/responsable de un negocio, serán:
- Escrituras de constitución y los estatutos sociales.
- Elevación de acuerdos sociales.
- Otorgamiento o la renovación de poderes.
- Compraventa de participaciones, activos o acciones.
- Escrituras de disolución o liquidación.
- Libros de Actas.
- Licencias o autorizaciones municipales, de obras, de reformas, de salida de vehículos, así como aquellos de obligaciones por Ley, como pueda ser una inspección técnica del edificio o local del negocio.
También deberás conservar durante al menos 6 años, a partir del último asiento realizado en los libros, estos documentos:
- Diario, inventario y cuentas anuales
- Libro de actas y registro de acciones nominativas y de socios
- Todos los justificantes que aporten información de facturas emitidas y recibidas, tickets, documentación bancaria, etc.
El cese del empresario en el ejercicio de sus actividades no exime del deber de conservación y si hubiese fallecido recaerá sobre sus herederos. En caso de disolución de sociedades, serán sus liquidadores los obligados a cumplirlo.
¿Y en materia laboral y de Seguridad Social?
Deberás conservar la documentación como mínimo 3 años de:
- Contratos de trabajo
- Registro de la jornada laboral (se amplía a 4 años)
- Afiliación, bajas y justificantes de pagos del salario.
Las posibles infracciones relacionadas con la Seguridad Social prescriben a los cinco años.
Recuerda: el art. 131 del Código Penal establece 10 años para conservar la documentación fiscal y laboral relacionada con delitos contra la Seguridad Social o Hacienda en caso de un proceso penal.
¿Qué plazos de conservación de documentos marca la normativa tributaria?
Se establece que debe cumplirse un plazo de cuatro años para guardar documentación al respecto. El período empieza a contar desde la finalización del plazo voluntario de presentación de cada impuesto.
En el caso de los créditos fiscales, la Administración puede comprobar y emitir un requerimiento aunque sea sobre esos períodos ya prescritos.
¿Y las subvenciones concedidas?
Los documentos se deberán conservar durante todo el periodo de la subvención.
Si la subvención tiene participación de fondos europeos, el plazo para conservar toda la documentación es de tres años a partir del 31 de diciembre siguiente a la presentación de las cuentas y gastos de dicha operación. Además, las facturas deben conservarse durante seis años.
En el caso de los documentos para poder ejercer reclamaciones ¿qué tiempo se fija?
Dependerá de la tipología. Según el Código Civil, son seis años para posibles acciones a tomar o defenderse sobre bienes muebles; 15 años en cuanto a acciones personales; 20 años ante una acción hipotecaria y 30 años en lo referente a acciones sobre bienes inmuebles.
¿Y si necesito asesoramiento fiscal, laboral o legal?
En TAX podemos ayudarte. Contáctanos.