Publicado el reglamento de factura electrónica con las condiciones que deben cumplir los programas de facturación

El Boletín Oficial del Estado (BOE) publicó este lunes 28 de octubre la Orden Ministerial, que recopila los requisitos que van a tener cumplir todos los programas de facturación que utilicen las empresas para ser considerados legales ante Hacienda y cumplir con la Ley Antifraude. Ahora que ya está en vigor la norma, ha empezado a correr el plazo que tendrán los negocios para desprenderse o actualizar sus antiguos softwares y adquirir uno que esté certificado y adaptado a las nuevas condiciones.

 

¿Qué recopila esta nueva norma?

Las condiciones que deben cumplir los softwares de contabilidad y emisión de facturas para adaptarse a la facturación electrónica y el funcionamiento del sistema Veri*factu, que permitirá a los negocios remitir de manera automática todas sus facturas a la Agencia Tributaria.

 

¿Qué condiciones deberán cumplir los programas de facturación que usan los autónom@s para ser legales?

Las condiciones generales que deberán cumplir los softwares para ser legales y homologados por la Agencia Tributaria son las siguientes:

  • Por cada entrega de bienes o prestación de servicios deberá generar, de forma simultánea o inmediatamente anterior a la expedición de la factura, un registro de facturación de alta.
  • Deberá garantizar la integridad e inalterabilidad de los registros de facturación de forma que, una vez registrados los datos de facturación, éstos queden protegidos contra cualquier acción que comprometa la exactitud, autenticidad y completitud de los datos almacenados, de manera que ninguno de los datos registrados pueda ser alterado, ni por el propio sistema informático, ni por el usuario ni por ningún dispositivo, sistema o programa informático o electrónico externo.
  • También deberá garantizar la trazabilidad de los registros de facturación, que deberán estar encadenados de manera que pueda verificarse su rastro siguiendo su secuencia de creación desde el primero al último. El sistema informático deberá proporcionar funcionalidades que permitan el seguimiento de los datos registrados de forma clara y fiable.
  • Contar con todos los registros de facturación generados por el propio sistema informático.
  • Contar con un registro de eventos que recoja automáticamente todas las interacciones con dicho sistema informático, las operaciones realizadas con él y los sucesos producidos durante su uso, como el arranque y parada del sistema informático
  • En los sistemas informáticos que soporten los procesos de facturación, deberá encontrarse debidamente disociada la información con trascendencia tributaria de la posible información confidencial de carácter no patrimonial, de forma que la Administración tributaria pueda acceder directamente a la información con transcendencia tributaria.

 

Además, entre otras cosas, los registros informáticos de facturación de ‘alta’ deberán incluir, entre otros datos:

 

  • Número de identificación fiscal y nombre y apellidos, razón o denominación social completa del obligado a expedir la factura.
  • El número y, en su caso, serie de la factura.
  • La fecha de expedición de la factura y la fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan en ella.
  • El tipo de factura expedida, indicando si se trata de una factura completa o simplificada
  • La descripción general de las operaciones y el importe total de la factura.
  • Indicación del régimen o regímenes aplicados a las operaciones documentadas a efectos del Impuesto sobre el Valor Añadido, o de otras operaciones con trascendencia tributaria

 

La norma también incluye dos elementos de seguridad para garantizar que no se alteran los registros de facturación una vez producidos. En primer lugar, el denominado ‘hash’ encadenado. Es decir, cada factura genera una huella única que la vincula con determinados elementos de las facturas anteriores, de modo que una alteración en cualquier factura altera la referida huella. En segundo, lugar la firma electrónica de los registros, que no es necesaria en el supuesto de envío de datos voluntario a la Agencia Tributaria.

 

Por otro lado, también se desarrollan las condiciones respecto al conocido sistema Veri*factu, que deberán incluir todos los programas de facturación. Al parecer, habrá algunos programas que sólo permitan la opción de remitir automáticamente las facturas a la Agencia Tributaria, mientras que otros darán la opción de activar o desactivar esta funcionalidad. En cualquier caso, los negocios tendrán siempre la posibilidad de remitir o no estas facturas. Si lo hacen, su sistema será considerado "Veri*factu", mientras que si no, sería considerado "No Veri*factu".

 

¿Cuál será el plazo de adaptación?

  • Para los desarrolladores de software: el 29 de julio de 2025 deberán tener sus aplicativos adaptados a los requisitos que se establecen en la Orden Ministerial

 

  • Para las empresas: 1 de julio de 2025 tal y como estableció el Real Decreto de diciembre de 2024 que aprobó el reglamento para los requisitos de los sistemas informáticos. Una incongruencia ya que la obligación para que estén en marcha estos sistemas es posterior (29 de julio de 2025). Por tanto, se espera que la Agencia Tributaria haga una modificación normativa en la que retrase, al menos, un semestre, hasta enero de 2026, la obligación para las empresas.

 

Las empresas deberán comprobar que el programa de facturación que utilicen esté certificado

La Agencia Tributaria recuerda que tanto las empresas como el desarrollador y comercializador del software tienen responsabilidad con la nueva normativa, pero las exigencias son distintas. "El que tiene que velar por que el programa cumpla con todos los requisitos marcados por la ley es el desarrollador y será él el que tenga que responder ante Hacienda si no se cumplieran".

 

En cuanto a la empresa, si nos remitimos a la Ley General Tributaria se puede observar que se dice que "constituye infracción tributaria la tenencia de los sistemas o programas informáticos o electrónicos que no se ajusten a lo establecido en esta Ley, cuando los mismos no estén debidamente certificados teniendo que estarlo por disposición reglamentaria o cuando se hayan alterado o modificado los dispositivos certificados".

 

Por tanto, de lo que se deberá preocupar la empresa es que el programa que "compre, en su momento, cuente con esa certificación, que no es estándar y que se deberá preocupar cada fabricante de desarrollar para dejar claro que su software cumple con todas las condiciones de la nueva orden".

 

¿Cuáles son las sanciones por incumplir los requisitos?

  • Para los desarrolladores de software la infracción es grave y se sancionará con una multa fija de 150.000 € por cada ejercicio en el que se hayan producido ventas.
  • Para la empresa la multa es de 50.000 € por cada ejercicio.

 

Si quieres tener acceso a la Orden Ministerial que explica las características que deben adoptar los softwares para estar homologados ante la Agencia Tributaria, lo encontraras en nuestra web www.facturaelectronicaempresas.es

 

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