10/21/2021
Últimamente han aumentado de una forma muy significativa los controles y revisiones de la Administración tributaria dirigidos a comprobar la correcta deducción en el IRPF de los gastos en la determinación del rendimiento neto de la actividad de los empresarios y profesionales, personas físicas, titulares de sus negocios o actividades.
Estos contribuyentes presentan una doble casuística: el ámbito personal y el empresarial, por lo cual es frecuente que se compruebe que no se transfieran gastos del ámbito personal al empresarial.
Es por este motivo que hoy nos centraremos, de forma más detallada, en la revisión de las obligaciones a cumplir a la hora de proceder en la determinación del rendimiento neto y el criterio de imputación de ingresos y gastos que hay que utilizar en vuestra actividad.
Este proceso de revisión y control se inicia muchas veces con el requerimiento de la aportación de los libros registro de carácter obligatorio. Posteriormente, se aportarán las facturas justificativas que sean de interés por los órganos de gestión tributaria de la AEAT y, en función de si la deducción se considera correcta o no, puede generarse una propuesta de liquidación provisional del IRPF correspondiendo al ejercicio objeto de corrección, que será la nueva liquidación propuesta por la Administración teniendo en cuenta su criterio de deducciones. Es por este motivo que creemos muy importante revisar de nuevo qué gastos son las deducibles y qué condiciones tienen que cumplir.
En primer lugar, los requisitos a cumplir de forma general por los gastos son:
- Que estén contabilizadas / registrados en los libros registro de los empresarios
- Que sean justificados documentalmente (mediante factura o documento equivalente)
- Imputación temporal en la Base Imponible del IRPF del periodo en que se han meritado
- Los gastos tendrán que estar correlacionados con los ingresos: es decir, el gasto tendrá que tener relación directa o indirecta con los ingresos o bien con alguno de los activos afectos a la actividad.
A modo de lista enunciativa, son deducibles los gastos -siempre que tengan que ver con la actividad económica realizada- relativas a:
- compras y consumos
- gastos de servicios profesionales
- las primas de seguros
- suministros como el consumo de gas, electricidad y agua, arrendamientos y cánones y gastos de manutención
- conservación y reparación, distinguiéndose del que acontezca mayor valor de los inmovilizados
- transportes y fletes
- material de oficina
- gastos de comunicación
- servicios de asesoría
- relaciones públicas y publicidad
- tributos
- gastos de personal
- seguridad social a cargo de la empresa (cotizaciones de los empleados, así como las del propio empresario)
- otros gastos sociales
- gastos financieros y
- dotaciones a la amortización
Los empresarios o profesionales mayormente determinan el rendimiento siguiendo el régimen de estimación directa ya sea en la modalidad normal (referido a la normativa del impuesto sobre sociedades) o bien en la modalidad simplificada, similar al anterior pero con algunas especialidades para las amortizaciones, la aplicación del deterioro por insolvencias de forma global según el saldo a final de ejercicio y también pueden incorporar por provisiones y gastos de difícil justificación la deducción de un 5% del rendimiento neto con el límite de 2000€.
Desde enero de 2018 se han introducido algunas modificaciones encaminadas a facilitar la deducción de gastos como:
- Gastos de manutención del propio contribuyente siempre que sean en establecimientos de restauración y hostelería y se abonen utilizando cualquier medio de pago electrónico, correspondan a la realización de la actividad económica y cumpliendo los límites cuantitativos previstos por gastos normales de manutención por los trabajadores.
- Si el contribuyente afecta parcialmente su vivienda al ejercicio de la actividad, los suministros serán deducibles en el porcentaje resultado de aplicar el 30% a la proporción que resulte entre los metros cuadrados destinados a la actividad respecto a su superficie total. Los gastos derivados de la titularidad del inmueble (IBI, comunidad de propietarios, amortizaciones) son deducibles en proporción a la parte de vivienda afecta a la actividad y según el porcentaje de titularidad del contribuyente, sin tenerse que ponderar por el 30% previsto por los suministros.
- Primas de seguros de enfermedad satisfechas por el contribuyente, son deducibles en la parte que corresponde a su propia cobertura y del cónyuge e hijos menores de 25 años que convivan con él con el límite de 500€ al año por cada uno (1500€ en caso de discapacidades).
Respecto a las relaciones públicas con clientes y proveedores, creemos de interés recordar que son deducibles estos gastos hasta el límite del 1% de la cifra de negocio. El uso de los vehículos privados de los empresarios autónomos y profesionales simultáneamente en la actividad y en el ámbito privado es seguramente el coste o gasto que más interés y consultas genera. Desgraciadamente, la normativa del IRPF es muy contundente al respeto y requiere de afectación exclusiva para proceder a deducir cualquier gasto relacionado con el vehículo. Esta afectación exclusiva se tendrá que acreditar por el contribuyente y como en el resto de casos, la valoración de las pruebas es competencia de los servicios de gestión tributaria.
En nuestra opinión, el correcto tratamiento de los gastos (el registro, la justificación documental y la prueba de la correlación con los ingresos o afectación) reduce considerablemente las posibilidades que se gire una liquidación provisional, que además suele comportar de manera inherente la propuesta de expediente sancionador y en consecuencia, supondrá un ahorro significativo.
En TAX Economistas y abogados ofrecemos asesoramiento especializado a autónomos y empresas. Si tienes dudas sobre gastos deducibles o sobre cualquier otro aspecto fiscal, laboral o legal; contáctanos.