10/11/2023
Muchas compañías ignoran que, dentro de poco más de mes y medio deberán contar con un buzón que proteja a los denunciantes de corrupción so pena de ser sancionadas con hasta un millón de euros.
Ha entrado en vigor la norma de «whistleblowing» española que regula los canales de denuncias en empresas, ayuntamientos, sindicatos o partidos políticos.
¿Qué es el canal de denuncias?
También llamado “sistema interno de información” es la vía por la que se deben enviar las denuncias de incumplimientos normativos. Se trata de una herramienta para la detección precoz y confidencial de malas prácticas y prevención de delitos.
¿Cuál es el objetivo de la norma del canal de denuncias?
Garantizar la protección de los denunciantes de malas prácticas y delitos para que no sufran represalias.
La finalidad primordial es asegurar que cualquier trabajador disponga de un instrumento que facilite la revelación de infracciones o irregularidades que puedan estar ocurriendo en la empresa o en el sector público. Así es, ya a partir del pasado 13 de marzo se pueden denunciar situaciones de acoso laboral a blanqueo de capitales, actividades de corrupción, conductas contra el código ético o los procedimientos establecidos de la empresa, etc.
La norma, también será de obligado cumplimiento para todas las empresas que dentro de su programa de compliance ya tengan en funcionamiento un canal de denuncias para prevenir la responsabilidad penal de las personas jurídicas o de prevención de blanqueo de capitales.
¿A quién se aplicará la norma?
A los denunciantes que trabajen en el sector privado o público y que hayan obtenido información sobre infracciones en un contexto laboral, incluyendo, como mínimo:
- Personas que tengan la condición de trabajadores, incluidos los funcionarios.
- Personas que tengan la condición de trabajadores no asalariados.
- Accionistas y personas pertenecientes al órgano de administración, dirección o supervisión de una empresa, incluidos los miembros no ejecutivos, así como los voluntarios y los trabajadores en prácticas que perciben o no una remuneración.
- Cualquier persona que trabaje bajo la supervisión y la dirección de contratistas, subcontratistas y proveedores.
- Exempleados que revelen o informen sobre infracciones cometidas durante el periodo de vigencia de su contrato.
- Denunciantes cuya relación laboral todavía no haya comenzado, en los casos en que la información sobre infracciones haya sido obtenida durante el proceso de selección o de negociación precontractual.
¿Qué empresas deben tener un canal de denuncias?
Para solventar, en la medida de lo posible, que las personas denunciantes arriesguen su carrera y sus medios de subsistencia, todas las compañías de más de 50 empleados deberán tener y gestionar un canal de denuncias.
¿Cuándo deben tener el canal de denuncias habilitado?
Para las grandes empresas se concedió un periodo de adaptación de 3 meses y su cumplimiento se controla desde el pasado 14 de junio, y para las medianas que tengan entre 50 y 249 trabajadores o las que están ubicadas en municipios de menos de 10.000 habitantes el periodo de adaptación será mayor, hasta el 1 de diciembre de 2023. Las empresas del sector público también deben tener un canal de denuncias.
Igualmente, y con independencia del número de trabajadores, se obliga a contar con un sistema interno de información a todos los partidos políticos, sindicatos, organizaciones empresariales, así como a las fundaciones que de los mismos dependan (siempre que reciban fondos públicos para su financiación) y a todas las administraciones locales con independencia del número de habitantes.
Tener un canal de denuncias no sólo implica que las empresas habiliten una página web o un buzón de correo electrónico para que sus trabajadores y demás personas relacionadas con el negocio (por ejemplo, proveedores) puedan poner en conocimiento de la dirección prácticas que podrían ser constitutivas de delito , sino que supone destinar personal, con el coste que conlleva, o bien subcontratar a otra compañía para que se encargue de procesar toda la información recibida y de tomar las medidas pertinentes.
¿Qué características debe tener el canal de denuncias?
Los canales de información deben ser confidenciales y estar protegidos, lo que supone un desafío que también involucra a los delegados de protección de datos. Los sistemas deben ser sencillos y seguros y, además de cumplir con las exigencias legales, deben adaptarse a la realidad de cada empresa. Como mínimo debe:
- Contar con un sistema de alerta y detección de irregularidades.
- Generar evidencias para la exención o atenuación de responsabilidad penal de la persona jurídica.
- Garantizar la confidencialidad del denunciante. La norma establece la obligatoriedad de aceptar y tramitar denuncias de forma anónima, así como cualquier denuncia no anónima, siempre y cuando se garantice la confidencialidad y privacidad durante toda la investigación.
- Permitir las denuncias verbales y escritas.
- Integrar los diferentes canales de denuncia implementados. La nueva Ley, no sólo obliga a impartir formación a los empleados sobre el objeto, contenido y alcance del canal de denuncias, sino que impone el deber de su accesibilidad desde la página de inicio de la web de la empresa, incluyendo también el protocolo de funcionamiento.
- Independencia en la investigación de las denuncias.
- Política conteniendo los principios generales en materia de sistemas de información y defensa del informante, con la debida publicidad en la empresa.
- Procedimiento de gestión de las informaciones recibidas.
- Nombrar un responsable del sistema.
- Garantías de la protección del informante.
¿Qué sanciones existen para las empresas que no implanten el canal de denuncias?
La ley contempla sanciones de hasta un millón de euros para las empresas. Las multas podrán ir:
- de 1.001 a 300.000 euros en el caso de personas físicas.
- de 10.001 a 1.000.000 de euros en el caso de las jurídicas.
También se sancionará a las personas que presenten denuncias falsas o a aquellas empresas o canales que revelen las denuncias.
Desde TAX estamos trabajando en el nuevo módulo de canal de denuncias para el Portal del Empleado TAX. Si quieres más información, no dudes en contactar con nosotros