En los últimos tiempos han aumentado de una manera muy significativa los controles y revisiones por parte de la Administración Tributaria dirigidos a comprobar la correcta deducción en el IRPF de los gastos en la determinación del rendimiento neto de la actividad de los empresarios y profesionales, personas físicas, titulares de negocios o actividades.

Estos contribuyentes presentan una doble casuística: el ámbito personal y el empresarial, por lo que es frecuente la comprobación de que no se transfieran gastos de un ámbito al otro. 

Es por este motivo que hoy nos centraremos en la revisión de forma más detallada en las obligaciones a cumplir a la hora de proceder a determinar el rendimiento neto y el criterio de imputación de ingresos y gastos que se deben utilizar en su actividad. 

Este proceso de revisión y control se inicia muchas veces con el requerimiento de la aportación de los libros registros de carácter obligatorio, posteriormente se aportarán las facturas justificativas que sean de interés para los órganos de gestión tributaria de la AEAT, y en función de si la deducción se considera correcta o no, puede generarse una propuesta de liquidación provisional del IRPF correspondiente al ejercicio objeto de corrección que será la nueva liquidación propuesta por la administración teniendo en cuenta su criterio de deducciones. Es por este motivo que creemos muy importante revisar una vez más qué gastos son deducibles y qué condiciones deben cumplir;  

En primer lugar, los requisitos a cumplir de forma general para los gastos son: 

  • Que estén contabilizados/registrados en los libros registros de los empresarios.
  • Que estén justificados documentalmente (mediante factura o documento equivalente).
  • Imputación temporal en la Base Imponible del IRPF del periodo en el que se han devengado.
  • Los gastos deberán estar correlacionados con los ingresos, es decir, el gasto deberá tener relación directa o indirecta con los ingresos o con alguno de los activos afectos a la actividad. 

Son deducibles los gastos, siempre que tengan que ver con la actividad económica realizada, relativos a: 

  • Compras y consumos
  • Gastos de servicios profesionales
  • Las primas de seguros
  • Suministros como el consumo de gas, electricidad y agua, arrendamientos y cánones y gastos de manutención
  • Conservación y reparación, distinguiéndose los que se consideren mayor valor de los inmovilizados
  • Transportes
  • Material de oficina
  • Gastos de comunicación
  • Servicios de asesoría
  • Relaciones públicas y publicidad
  • Tributos
  • Gastos de personal
  • Seguridad Social a cargo de la empresa (cotizaciones de los empleados, así como del propio empresario)
  • Otros gastos laborales
  • Gastos financieros y 
  • Dotaciones a la amortización

Los empresarios profesionales mayoritariamente determinan el rendimiento siguiendo el régimen de estimación directa ya sea en su modalidad Normal (referido a la normativa del Impuesto de sociedades) o bien en la modalidad Simplificada, similar a la anterior pero con algunas especialidades para las amortizaciones, la aplicación del deterioro por insolvencias de forma global según el saldo a final de ejercicio y también pueden incorporar por provisiones y gastos de difícil justificación la deducción de un 5% del rendimiento neto con el límite de 2.000€.

Desde enero de 2018 se han introducido algunas modificaciones encaminadas a facilitar la deducción de los gastos como

  • Gastos de manutención del propio contribuyente siempre que sean en establecimientos de restauración y hostelería y se abonen utilizando cualquier medio de pago electrónico, correspondan a la realización de la actividad económica y cumplan los límites cuantitativos previstos por gastos normales de manutención para los trabajadores.
  • Si el contribuyente afecta parcialmente su vivienda en el ejercicio de la actividad, los suministros serán deducibles en el porcentaje resultante de aplicar el 30% a la proporción que resulte entre los metros cuadrados destinados a la actividad respecto a su superficie total. Los gastos derivados de la titularidad del inmueble (IBI, comunidad de propietarios, amortizaciones) son deducibles en proporción a la parte de la vivienda afecta a la actividad y según el porcentaje de titularidad del contribuyente, sin haberse de ponderar por el 30% previsto para los suministros.   
  • Primas de seguros de enfermedad satisfechas por el contribuyente, son deducibles en la parte que corresponde a su propia cobertura y del cónyuge e hijos menores de 25 años que convivan con él con el límite de 500€ al año cada uno (1.500€ en caso de discapacitados). 

Respecto a las relaciones públicas con clientes y proveedores creemos de interés recordar que son deducibles estos gastos hasta el límite del 1% de la cifra de negocio. 

El uso de vehículos privados de los empresarios autónomos y profesionales simultáneamente en la actividad y en el ámbito privado es seguramente el coste o gasto que más interés y consultas genera. Desafortunadamente, la normativa del IRPF es muy contundente al respecto y requiere de afectación exclusiva para proceder a deducir cualquier gasto relacionado con el vehículo. Esta afectación exclusiva se deberá acreditar por el contribuyente y como en el resto de casos, la valoración de las pruebas es competencia de los servicios de gestión tributaria. 

En nuestra opinión, el correcto tratamiento de los gastos (el registro, la justificación documental y la prueba de la correlación con los ingresos o afectación) reduce considerablemente las posibilidades de que se gire una liquidación provisional, que además suele conllevar de manera inherente una propuesta de expediente sancionador y en consecuencia, supondrá un ahorro significativo.

TAX Economistas y abogados ofrecemos asesoramiento especializado a autónomos y empresas. Si tienes dudas sobre gastos deducibles o sobre cualquier otro aspecto fiscal, laboral o legal; contáctanos.

 

Mireia Gallart
Departamento fiscal de TAX Girona

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