¿Cuándo legalizar los libros?

El plazo para la legalización de libros es de cuatro meses tras el cierre del ejercicio social, esto es, si el ejercicio coincide con el año natural, cerrado a 31 de diciembre del año 2020, el último día para legalizar los libros del ejercicio 2020 sería el 30 de abril del 2021.

 

¿Sólo se permite la legalización telemáticamente?

Este sistema de legalización de libros en formato electrónico y presentación por vía telemática es de aplicación a los libros obligatorios de todas las clases de ejercicios abiertos a partir del día 29 de septiembre de 2013, fecha de entrada en vigor de la ley.

 

¿Quién debe presentar los libros para su legalización?

La legalización de libros será obligatoria para todos los empresarios, sean personas físicas o jurídicas, obligados a llevar una contabilidad ajustada a las prescripciones del Código de Comercio.

No será de aplicación a las uniones temporales de empresas, comunidades de bienes, asociaciones y fundaciones.

 

¿Qué libros deben ser presentados para su legalización?

 Libros

Todos los libros que obligatoriamente deban llevar los empresarios:

- Diario.

- Inventarios y Cuentas Anuales (incluida la memoria).

- Actas.

- Registro de Socios o de Acciones Nominativas, según el tipo de sociedad.

- Contratos del Socio Único, en caso de sociedades unipersonales.

 

Dependiendo de la actividad y del detalle que se haga del contenido de cada libro, deberán presentarse:

- Diario.

- Inventario y Cuentas Anuales.

- Balances de comprobación (sumas y saldos).

- Inventario.

- Balances.

- Memoria.

- Mayor.

- Libro de Pérdidas y Ganancias.

- IVA.

- Facturas Emitidas.

- Facturas Recibidas.

- Detalle del Diario.

- Registro de Acciones Nominativas.

- Registro de Socios.

- Libro de Actas.

- Libro de Detalle de Actas.

- Libro de Actas del Consejo.

- Libro de Detalle de Actas del Consejo.

- Libro-Registro de Contratos del Socio Único con la Sociedad Unipersonal.

- Otros.

 

¿Qué ocurre si algunos libros de mi empresa no han sido nunca legalizados?

No será un impedimento para legalizar los libros en este ejercicio.

Podrá legalizar los libros de actas o libros registros de acciones nominativas o libros de registros de socios o de libro contratos de socio único con la sociedad, del ejercicio objeto de presentación, sin que lo esté el inmediatamente anterior o anteriores.

 

¿Puede rectificarse un libro ya legalizado?

Sí, se deberá generar un fichero de rectificación que incluya:

- Certificación del órgano de administración por el que se dé cuenta del error cometido.

- El archivo rectificado en el que constarán los datos correctos.

 

Consecuencias de no legalizar o de hacerlo fuera de plazo

El artículo 18 de la Ley 14/2013 establece que todos los libros que obligatoriamente deban llevar los empresarios se legalizarán telemáticamente en el Registro Mercantil antes de que transcurran cuatro meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio.

Desde el punto de vista mercantil, junto con esta obligación no se ha estipulado ningún tipo de régimen sancionador por su falta de legalización o por el incumplimiento en el plazo, a diferencia de lo que ocurre con la falta de depósito de las cuentas anuales.

El artículo 200 de la Ley General Tributaria contempla como una infracción grave el incumplir obligaciones contables y registrales, lo que llevaría aparejado una sanción de 150 o 300 euros.

Llevar una contabilidad ordenada, sin retrasos sustanciales y si se han cumplido las obligaciones fiscales, no exime de realizar la legalización telemática de los libros en el Registro Mercantil.

La legalización de libros da valor al contenido de los mismos a efectos probatorios a la hora de defender una postura u operación ante los tribunales. Si los libros no han sido legalizados, el contenido de los libros ha podido ser alterado y por tanto carecerían de valor probatorio.

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