A través del portal oficial FacturaE, el Ministerio de Hacienda ha publicado una guía con las preguntas más frecuentes sobre las facturas electrónicas, uno de los grandes cambios al que empresas y autónomos tendrán que adaptarse en los próximos años.
La factura electrónica es una de las novedades incluidas dentro de la Ley Crea y Crece, publicada en el BOE en septiembre de 2022. Esta normativa obligará a todos los autónomos y empresas a expedir y remitir facturas utilizando herramientas digitales, para garantizar así una mayor trazabilidad y un control de los pagos. En caso de no aplicarse la factura digital en el plazo establecido, los autónomos podrían enfrentarse a multas de hasta 10.000 euros.

¿Cuál es el objetivo de la factura electrónica?

Esta medida supone el primer paso hacia un mayor control de la facturación por parte de la administración de las empresas, ya que uno de los objetivos del modelo es garantizar una mayor trazabilidad, junto a un mayor control de pagos y control fiscal.

Implementación en dos fases

La obligación de implementar la factura electrónica se desarrollará en dos fases, dependiendo de la facturación:

- La primera fase: empresas y autónomos que tengan una facturación anual superior a ocho millones de euros. Todos ellos estarán obligados a emitir facturas electrónicas el año que viene, es decir, en el plazo de un año desde la publicación de la norma en el BOE.

- La segunda fase: para todas las empresas y autónomos que tengan una facturación anual inferior a ocho millones de euros. Todos ellos tendrán que aplicar esta medida en un plazo de tres años desde la entrada en vigor de la medida. Es decir, será en 2025 cuando la factura electrónica también sea obligatoria para ellos.

Desde el 2015, los autónomos y pequeños negocios que prestan servicios a las administraciones públicas ya estaban obligados a emitir facturas electrónicas.

Ante este escenario, han surgido multitud de dudas en el sector empresarial. Por este motivo, el Ministerio de Hacienda, a través del portal web FacturaE, ha publicado una guía con las preguntas más frecuentes.

¿Qué es necesario para poder expedir facturas electrónicas?

Actualmente hay tres maneras posibles:

  • Con un programa informático que cree facturas electrónicas. Este programa puede estar instalado en el ordenador o se puede acceder a él a través de Internet. En ocasiones pueden bastar los programas ofimáticos.
  • Mediante la intermediación de un prestador de servicios de facturación electrónica.
  • Que sean creadas por el propio destinatario de la factura electrónica, “lo que también se denomina informalmente ‘autofacturación’.

¿Sirve cualquier programa informático o servicio de facturación para enviar facturas electrónicas?

Uno de los aspectos más importantes es el programa informático a utilizar. No sirve cualquier programa, hay que asegurarse de que pueda crear facturas con unos requisitos técnicos compatibles con los del destinatario de la factura electrónica.

¿Se puede obligar a los clientes a aceptar facturas electrónicas?

Actualmente, para poder enviar facturas electrónicas se necesita el consentimiento expreso del destinatario. La normativa vigente establece que en los contratos con consumidores y usuarios, estos tendrán derecho a recibir la factura en papel. Este derecho del consumidor no podrá quedar condicionado al pago de cantidad económica alguna.

¿Qué requisitos debe cumplir una factura electrónica?

Además del consentimiento del destinatario, la factura electrónica debe cumplir el resto de requisitos de cualquier factura. El medio de expedición de una factura, ya sea electrónica o en papel, debe garantizar los siguientes requisitos desde su expedición y durante todo el periodo de conservación:

  • Legibilidad: significa que la factura electrónica pueda ser leída por humanos. Autónomos y empresas no deberían preocuparse por este requisito, ya que lo facilitan los programas informáticos de facturación electrónica o los programas ofimáticos (como los procesadores de texto). También pueden facilitarla servicios en línea a través de Internet.
  • Autenticidad del origen de la factura: se tiene que garantizar la identidad del proveedor de los bienes o prestador de los servicios facturados, así como la del emisor de la factura, en caso de no ser el mismo.
  • Integridad del contenido de la factura: se debe garantizar que el contenido de la factura no ha sido modificado.

¿Cómo se garantiza la autenticidad y la integridad de una factura electrónica?

Se pueden garantizar mediante los mismos procedimientos que para una factura en papel. Es decir, mediante controles de gestión que permitan crear la pista de auditoría fiable que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios que la misma documenta.

No obstante, para el caso particular de la factura electrónica, la legislación permite tres procedimientos específicos: la firma electrónica, el intercambio electrónico de datos o los medios validados por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT).

¿Es obligatorio que una factura electrónica esté firmada electrónicamente?

No es necesario. Si bien es cierto que la firma electrónica garantiza la autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura, hay otras formas alternativas de hacerlo.

¿Se admite como factura electrónica un PDF enviado por correo-e sin firma electrónica?

Las facturas en formato PDF serán admisibles, como cualquier otro sistema adoptado, en la medida en que los controles de gestión usuales de la actividad permitan crear una pista de auditoría fiable que establezca una conexión entre la factura y la entrega de bienes o la prestación de servicios, o se garanticen de algún otro modo la autenticidad, integridad y legibilidad de la factura.

¿Qué hay que hacer con las facturas electrónicas una vez hayan sido enviadas?

Igual que sucede con las facturas en papel, los autónomos y empresas tienen la obligación de conservar las copias de las facturas electrónicas expedidas durante el plazo de cuatro años.

Al igual que con las facturas en papel, las facturas electrónicas deben conservarse de modo que se garanticen su legibilidad, autenticidad e integridad.

También debe garantizarse el acceso a ellos por parte de la Administración tributaria sin demora, salvo causa debidamente justificada. En el caso particular de las facturas electrónicas, se garantizará el acceso en línea a los datos, así como su carga remota y utilización por parte de la Administración tributaria.

¿Pueden pagarme una factura electrónica mediante adeudo domiciliado?

Puede pagarse mediante adeudo domiciliado si se cumplen los siguientes requisitos:

  • Que el deudor acredite su consentimiento mediante el documento que establece la Ley 16/2009, de 13 de noviembre, de servicios de pago
  • Que en un anexo de la factura electrónica se incluya este documento
  • Que en una extensión de la factura electrónica se incluya la identificación de la cuenta de pago del deudor
  • Que la factura electrónica no se haya emitido a consumidores y usuarios
  • Que la factura electrónica no se haya emitido a los órganos, organismos y entidades integrantes del sector público

¿Es posible instar al pago de una factura electrónica mediante una acción ejecutiva?

Una factura electrónica llevará aparejada ejecución siempre y cuando se cumplan los siguientes requisitos:

  • Que exista un acuerdo firmado previo entre las partes por el que la parte deudora acepta dotar de eficacia ejecutiva a cada factura y en el que se hace referencia a la relación subyacente que haya originado la emisión de la factura.
  • Que en un anexo de la factura electrónica se incluya este acuerdo.
  • Que en la factura electrónica figure su carácter de título ejecutivo.
  • Que la factura electrónica no se haya emitido a consumidores y usuarios.
  • Que la factura electrónica no se haya emitido a los órganos, organismos y entidades integrantes del sector público.

La falta de pago de la factura que reúna estos requisitos faculta al acreedor para instar su pago mediante el ejercicio de una acción ejecutiva de las previstas en el artículo 517 de la Ley 1/2000, de 7 de enero, de Enjuiciamiento Civil.

Para más información: https://www.facturae.gob.es/Paginas/Index.aspx
¿Quieres conocer los plazos para implementar la factura electrónica? En esta infografía de lo resumimos.

 

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