¿Cómo se deben legalizar los libros?
Según el artículo 18 de la Ley 14/2013, todos aquellos libros que los empresarios tienen la obligación de llevar se deben legalizar telemáticamente en el Registro Mercantil.

Es importante que el empresario tenga una copia informática de los libros con el mismo formato y contenido que los presentados.

 

¿Cuándo se deben legalizar los libros?
Se deben legalizar antes de los cuatro meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio. En el supuesto de que el ejercicio coincida con el año natural, el último día será el 30 de abril.

 

¿Qué consecuencias tiene no legalizar los libros o hacerlo fuera de plazo?

  • Ámbito Mercantil
    • No existe ningún régimen sancionador.
    • Únicamente se menciona en el Real Decreto 1784/1996: “En el caso de que la legalización se solicite fuera del plazo legal, el Registrador lo hará constar así en la diligencia del Libro y en el asiento correspondiente del Libro-fichero de legalizaciones”.
  • Ámbito Tributario
    • Según el artículo 200 de la Ley General Tributaria, el incumplimiento de obligaciones contables y registrales es una infracción grave que puede conllevar sanciones de 150€ o 300€. No obstante, no hay constancia de sanciones impuestas únicamente por la falta de legalización de los libros, sin que haya otros incumplimientos contables.

 

¿Qué beneficios tiene la legalización de libros para las empresas?

  • En caso de conflictos entre varias partes de la empresa la legalización de libros es una prueba ante los tribunales, ya que si han sido legalizados su contenido no se ha podido alterar.
  • La Ley de Sociedades de Capital exige a las sociedades unipersonales la legalización de libros (especialmente el de contratos con el socio único) para que los contratos firmados entre el socio único y la sociedad sean oponibles a la masa en caso de concurso. Si se diera este caso, la legalización de libros permitiría al socio único hacer constar los derechos de cobro contraídos con la sociedad, por ejemplo, la prestación de servicios profesionales.

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