Quan legalitzar els llibres?
El termini per a la legalització de llibres és de quatre mesos després del tancament de l'exercici social, això és, si l'exercici coincideix amb l'any natural, tancat a 31 de desembre de l'any 2020, l'últim dia per a legalitzar els llibres de l'exercici 2020 seria el 30 d'abril de 2021.
Només es permet la legalització telemàticament?
Aquest sistema de legalització de llibres en format electrònic i presentació per via telemàtica és aplicable als llibres obligatoris de totes les classes d'exercicis oberts a partir del dia 29 de setembre de 2013, data d'entrada en vigor de la llei.
Qui ha de presentar els llibres per a la seva legalització?
La legalització de llibres serà obligatòria per a tots els empresaris, siguin persones físiques o jurídiques, obligats a portar una comptabilitat ajustada a les prescripcions del Codi de Comerç.
No serà aplicable a les unions temporals d'empreses, comunitats de béns, associacions i fundacions.
Quins llibres han de ser presentats per a la seva legalització?
Llibres
Tots els llibres que obligatòriament hagin de portar els empresaris:
- Diari.
- Inventaris i Comptes Anuals (inclosa la memòria).
- Actes.
- Registre de Socis o d'Accions Nominatives, segons el tipus de societat.
- Contractes del Soci Únic, en cas de societats unipersonals.
Depenent de l'activitat i del detall que es faci del contingut de cada llibre, hauran de presentar-se:
- Diari.
- Inventari i Comptes Anuals.
- Balanços de comprovació (sumes i saldos).
- Inventari.
- Balanços.
- Memòria.
- Major.
- Llibre de Pèrdues i Guanys.
- IVA.
- Factures Emeses.
- Factures Rebudes.
- Detall del Diari.
- Registre d'Accions Nominatives.
- Registre de Socis.
- Llibre d'Actes.
- Llibre de Detall d'Actes.
- Llibre d'Actes del Consell.
- Llibre de Detall d'Actes del Consell.
- Lliuro-Registre de Contractes del Soci Únic amb la Societat Unipersonal.
- Altres.
Què pot passar si alguns llibres de la meva empresa no han estat mai legalitzats?
No serà un impediment per a legalitzar els llibres en aquest exercici.
Podrà legalitzar els llibres d'actes o llibres registres d'accions nominatives o llibres de registres de socis o de llibre contractes de soci únic amb la societat, de l'exercici objecte de presentació, sense que ho estigui l'immediatament anterior o anteriors.
Pot rectificar-se un llibre ja legalitzat?
Sí, s'haurà de generar un fitxer de rectificació que inclogui:
- Certificació de l'òrgan d'administració pel qual s’indiqui l'error comès.
- L'arxiu rectificat en el qual constaran les dades correctes.
Conseqüències de no legalitzar o de fer-ho fora de termini
L'article 18 de la Llei 14/2013 estableix que tots els llibres que obligatòriament hagin de portar els empresaris es legalitzaran telemàticament al Registre Mercantil abans que transcorrin quatre mesos següents a la data de tancament de l'exercici.
Des del punt de vista mercantil, juntament amb aquesta obligació no s'ha estipulat cap mena de règim sancionador per la seva falta de legalització o per l'incompliment en el termini, a diferència del que ocorre amb la falta de dipòsit dels comptes anuals.
L'article 200 de la Llei General Tributària contempla com una infracció greu l'incomplir obligacions comptables i registrals, la qual cosa portaria aparellat una sanció de 150 o 300 euros.
Portar una comptabilitat ordenada, sense retards substancials i si s'han complert les obligacions fiscals, no eximeix de realitzar la legalització telemàtica dels llibres en el Registre Mercantil.
La legalització de llibres dóna valor al contingut dels mateixos a efectes probatoris a l'hora de defensar una postura o operació davant els tribunals. Si els llibres no han estat legalitzats, el contingut dels llibres ha pogut ser alterat i per tant no tindrien valor probatori.