11/16/2022
A través del portal oficial FacturaE, el Ministeri d'Hisenda ha publicat una guia amb les preguntes més freqüents sobre les factures electròniques, un dels grans canvis al qual empreses i autònoms hauran d'adaptar-se en els pròxims anys.
La factura electrònica és una de les novetats incloses dins de la Llei Crea i Creix, publicada al BOE al setembre de 2022. Aquesta normativa obligarà a tots els autònoms i empreses a expedir i remetre factures utilitzant eines digitals, per a garantir així una major traçabilitat i un control dels pagaments. En cas de no aplicar-se la factura digital en el termini establert, els autònoms podrien enfrontar-se a multes de fins a 10.000 euros.
Quin és l'objectiu de la factura electrònica?
Aquesta mesura suposa el primer pas cap a un major control de la facturació per part de l'administració de les empreses, ja que un dels objectius del model és garantir una major traçabilitat, al costat d'un major control de pagaments i control fiscal.
Implementació en dues fases
L'obligació d'implementar la factura electrònica es desenvoluparà en dues fases, depenent de la facturació:
- La primera fase: empreses i autònoms que tinguin una facturació anual superior a vuit milions d'euros. Tots ells estaran obligats a emetre factures electròniques l'any que ve, és a dir, en el termini d'un any des de la publicació de la norma al BOE.
- La segona fase: per a totes les empreses i autònoms que tinguin una facturació anual inferior a vuit milions d'euros. Tots ells hauran d'aplicar aquesta mesura en un termini de tres anys des de l'entrada en vigor de la mesura. És a dir, serà en 2025 quan la factura electrònica també sigui obligatòria per a ells.
Des del 2015, els autònoms i petits negocis que presten serveis a les administracions públiques ja estaven obligats a emetre factures electròniques.
Davant aquest escenari, han sorgit multitud de dubtes al sector empresarial. Per aquest motiu, el Ministeri d'Hisenda, a través del portal web FacturaE, ha publicat una guia amb les preguntes més freqüents.
Què és necessari per a poder expedir factures electròniques?
Actualment hi ha tres maneres possibles:
- Amb un programa informàtic que creï factures electròniques. Aquest programa pot estar instal·lat a l'ordinador o es pot accedir a ell a través d'Internet. A vegades poden ser suficients els programes ofimàtics.
- Mitjançant la intermediació d'un prestador de serveis de facturació electrònica.
- Que siguin creades pel propi destinatari de la factura electrònica, “la qual cosa també es denomina informalment ‘autofacturació’.
Serveix qualsevol programa informàtic o servei de facturació per a enviar factures electròniques?
Un dels aspectes més importants és el programa informàtic que s’utilitzarà. No serveix qualsevol programa, cal assegurar-se que pugui crear factures amb uns requisits tècnics compatibles amb els del destinatari de la factura electrònica.
Es pot obligar els clients a acceptar factures electròniques?
Actualment, per a poder enviar factures electròniques es necessita el consentiment exprés del destinatari. La normativa vigent estableix que en els contractes amb consumidors i usuaris, aquests tindran dret a rebre la factura en paper. Aquest dret del consumidor no podrà quedar condicionat al pagament de cap quantitat econòmica.
Quins requisits ha de complir una factura electrònica?
A més del consentiment del destinatari, la factura electrònica ha de complir la resta de requisits de qualsevol factura. El mitjà d'expedició d'una factura, ja sigui electrònica o en paper, ha de garantir els següents requisits des de la seva expedició i durant tot el període de conservació:
- Llegibilitat: significa que la factura electrònica pugui ser llegida per humans. Autònoms i empreses no haurien de preocupar-se per aquest requisit, ja que el faciliten els programes informàtics de facturació electrònica o els programes ofimàtics (com els processadors de text). També poden facilitar-la serveis en línia a través d'Internet.
- Autenticitat de l'origen de la factura: s'ha de garantir la identitat del proveïdor dels béns o prestador dels serveis facturats, així com la de l'emissor de la factura, en cas de no ser el mateix.
- Integritat del contingut de la factura: s'ha de garantir que el contingut de la factura no ha estat modificat.
Com es garanteix l'autenticitat i la integritat d'una factura electrònica?
Es poden garantir mitjançant els mateixos procediments que per a una factura en paper. És a dir, mitjançant controls de gestió que permetin crear la pista d'auditoria fiable que estableixi la necessària connexió entre la factura i el lliurament de béns o prestació de serveis que la mateixa documenta.
No obstant això, per al cas particular de la factura electrònica, la legislació permet tres procediments específics: la signatura electrònica, l'intercanvi electrònic de dades o els mitjans validats per l'Agència Estatal d'Administració Tributària (AEAT).
És obligatori que una factura electrònica estigui signada electrònicament?
No és necessari. Si bé és cert que la signatura electrònica garanteix l'autenticitat de l'origen i la integritat del contingut de la factura, hi ha altres formes alternatives de fer-lo.
S'admet com a factura electrònica un PDF enviat per correu-e sense signatura electrònica?
Les factures en format PDF seran admissibles, com qualsevol altre sistema adoptat, en la mesura en què els controls de gestió usuals de l'activitat permetin crear una pista d'auditoria fiable que estableixi una connexió entre la factura i el lliurament de béns o la prestació de serveis, o es garanteixin d'alguna altra manera l'autenticitat, integritat i llegibilitat de la factura.
Què cal fer amb les factures electròniques una vegada hagin estat enviades?
Igual que succeeix amb les factures en paper, els autònoms i empreses tenen l'obligació de conservar les còpies de les factures electròniques expedides durant el termini de quatre anys.
Igual que amb les factures en paper, les factures electròniques han de conservar-se de manera que es garanteixin la seva llegibilitat, autenticitat i integritat.
També ha de garantir-se l'accés a ells per part de l'Administració tributària sense demora, excepte causa degudament justificada. En el cas particular de les factures electròniques, es garantirà l'accés en línia a les dades, així com la seva càrrega remota i utilització per part de l'Administració tributària.
Poden pagar-me una factura electrònica mitjançant deute domiciliat?
Pot pagar-se mitjançant deute domiciliat si es compleixen els següents requisits:
- Que el deutor acrediti el seu consentiment mitjançant el document que estableix la Llei 16/2009, de 13 de novembre, de serveis de pagament
- Que en un annex de la factura electrònica s'inclogui aquest document
- Que en una extensió de la factura electrònica s'inclogui la identificació del compte de pagament del deutor
- Que la factura electrònica no s'hagi emès a consumidors i usuaris
- Que la factura electrònica no s'hagi emès als òrgans, organismes i entitats integrants del sector públic
És possible instar el pagament d'una factura electrònica mitjançant una acció executiva?
Una factura electrònica portarà aparellada execució sempre que es compleixin els següents requisits:
- Que existeixi un acord signat previ entre les parts pel qual la part deutora accepta dotar d'eficàcia executiva a cada factura i en el qual es fa referència a la relació subjacent que hagi originat l'emissió de la factura.
- Que a un annex de la factura electrònica s'inclogui aquest acord.
- Que a la factura electrònica figuri el seu caràcter de títol executiu
- Que la factura electrònica no s'hagi emès a consumidors i usuaris.
- Que la factura electrònica no s'hagi emès als òrgans, organismes i entitats integrants del sector públic.
La falta de pagament de la factura que reuneixi aquests requisits faculta al creditor per a instar el seu pagament mitjançant l'exercici d'una acció executiva de les previstes en l'article 517 de la Llei 1/2000, de 7 de gener, d'Enjudiciament Civil.
Per a més informació: https://www.facturae.gob.es/Paginas/Index.aspx