Despeses deduïbles en IRPF per autònoms

En els últims temps, han augmentat d’una forma molt significativa els controls i revisions de l’Administració tributària adreçats a comprovar la correcta deducció en l’IRPF de les despeses en la determinació del rendiment net de l’activitat dels empresaris i professionals, persones físiques, titulars dels seus negocis o activitats.

Aquests contribuents presenten una doble casuística: l’àmbit personal i l’empresarial, per la qual cosa és freqüent que es comprovi que no es transfereixin despeses de l’àmbit personal a l’empresarial.

És per aquest motiu que avui ens centrarem, de forma més detallada, en la revisió de les obligacions a complir a l’hora de procedir a la determinació del rendiment net i el criteri d’imputació d’ingressos i despeses que cal utilitzar en la vostra activitat.

Aquest procés de revisió i control s’inicia moltes vegades amb el requeriment de l’aportació dels llibres registre de caràcter obligatori. Posteriorment, s’aportaran les factures justificatives que siguin d’interès pels òrgans de gestió tributària de l’AEAT i, en funció de si la deducció es considera correcta o no, pot generar-se una proposta de liquidació provisional de l’IRPF corresponent a l’exercici objecte de correcció, que serà la nova liquidació proposada per l’Administració tenint en compte el seu criteri de deduccions. És per aquest motiu que creiem molt important revisar un altre cop quines despeses són les deduïbles i quines condicions han de complir.

En primer lloc, els requisits a complir de forma general per les despeses són:

• Que estiguin comptabilitzades / registrades en els llibres registre dels empresaris
• Que siguin justificades documentalment (mitjançant factura o document equivalent)
• Imputació temporal a la Base Imposable del IRPF del període en què s’han meritat
• Les despeses hauran d’estar correlacionades amb els ingressos: és a dir, la despesa haurà de tenir relació directa o indirecta amb els ingressos o bé amb algun dels actius afectes a l’activitat.

A mode de llista enunciativa, són deduïbles les despeses -sempre que tinguin a veure amb l’activitat econòmica realitzada- relatives a:

• compres i consums
• despeses de serveis professionals
• les primes d’assegurances
• subministraments com el consum de gas, electricitat i aigua, arrendaments i cànons i despeses de manutenció
• conservació i reparació, distingint-se del que esdevingui major valor dels immobilitzats
• transports i nòlits
• material d’oficina
• despeses de comunicació
• serveis d’assessoria
• relacions públiques i publicitat
• tributs
• despeses de personal
• seguretat social a càrrec de l’empresa (cotitzacions dels empleats així com les del propi empresari)
• altres despeses socials
• despeses financeres i
• dotacions a l’amortització

Els empresaris o professionals majorment determinen el rendiment seguint el règim d’estimació directa ja sigui en la modalitat normal (referit a la normativa de l’impost de societats) o bé en la modalitat simplificada, similar a l’anterior però amb algunes especialitats per a les amortitzacions, l’aplicació del deteriorament per insolvències de forma global segons el saldo a final d’exercici i també poden incorporar per provisions i despeses de difícil justificació la deducció d’un 5% del rendiment net amb el límit de 2000€.

D’ençà del gener de 2018 s’han introduït algunes modificacions encaminades a facilitar la deducció de despeses com:

• Despeses de manutenció del propi contribuent sempre que siguin en establiments de restauració i hostaleria i s’abonin utilitzant qualsevol mitjà de pagament electrònic, corresponguin a la realització de l’activitat econòmica i complint els límits quantitatius previstos per despeses normals de manutenció pels treballadors.
• Si el contribuent afecta parcialment el seu habitatge a l’exercici de l’activitat, els subministraments seran deduïbles en el percentatge resultat d’aplicar el 30% a la proporció que resulti entre els metres quadrats destinats a l’activitat respecte a la seva superfície total. Les despeses derivades de la titularitat de l’immoble (IBI, comunitat de propietaris, amortitzacions) són deduïbles en proporció a la part d’habitatge afecte a l’activitat i segons el percentatge de titularitat del contribuent, sense haver-se de ponderar pel 30% previst pels subministraments.
• Primes d’assegurances de malaltia satisfetes pel contribuent, són deduïbles en la part que correspon a la seva pròpia cobertura i del cònjuge i fills menors de 25 anys que convisquin amb ell amb el límit de 500€ a l’any per cadascun (1500€ en cas de discapacitats).

Respecte a les relacions públiques amb clients i proveïdors, creiem d’interès recordar que són deduïbles aquestes despeses fins al límit de l’1% de la xifra de negoci. L’ús dels vehicles privats dels empresaris autònoms i professionals simultàniament en l’activitat i en l’àmbit privat és segurament el cost o despesa que més interès i consultes genera. Malauradament, la normativa del IRPF és molt contundent al respecte i requereix d’afectació exclusiva per a procedir a deduir qualsevol despesa relacionada amb el vehicle. Aquesta afectació exclusiva s’haurà d’acreditar per el contribuent i com en la resta de casos, la valoració de les proves és competència dels serveis de gestió tributària.

En la nostra opinió, el correcte tractament de les despeses (el registre, la justificació documental i la prova de la correlació amb els ingressos o afectació) redueix considerablement les possibilitats que es giri una liquidació provisional, que a més sol comportar de manera inherent la proposta d’expedient sancionador i en conseqüència, suposarà un estalvi significatiu.

A TAX Economistes i advocats oferim assessorament especialitzat a autònoms i empreses. Si tens dubtes sobre despeses deduïbles o sobre qualsevol altre aspecte fiscal, laboral o legal; contacta’ns.